Το Bim ενοποιεί όλα τα μηχανογραφικά συστήματα, που αφορούν στην εμπορική δραστηριότητα μιας επιχείρησης, παρέχοντας τους μία κοινή βάση δεδομένων. Με τον τρόπο αυτό, αποφεύγονται οι ετεροχρονισμένες "γέφυρες" και οι χειροκίνητες μεταφορές στοιχείων μεταξύ ετερόκλητων εφαρμογών.
Σαν βασικό σύστημα / εφαρμογή θεωρούμε αυτό που παλαιότερα αποκαλούσαμε "Εμπορικό Κύκλωμα" και σήμερα ονομάζουμε ERP. Είναι το σύστημα με το οποίο η επιχείρηση διαχειρίζεται τους πόρους της (Πελάτες, Προμηθευτές, Αποθήκη, κλπ) και τους συσχετισμούς τους (Αγορές, Πωλήσεις, κλπ). Από τη στιγμή που το ERP λειτουργεί αυστηρά εντός των ορίων της (από το προσωπικό της), χρειάζεται μία τουλάχιστον εφαρμογή προσβάσιμη από την υπάρχουσα και εν δυνάμει πελατεία της. Αυτή μπορεί να είναι μια απλή ιστοσελίδα (εταιρική ταυτότητα), ένα e-shop ή/και μια εξειδικευμένη B2B / B2C πύλη.
Ως ενοποιημένη πλατφόρμα, το Bim έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
Ένδειξη Διαθεσιμότητας
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα των ηλεκτρονικών καταστημάτων, που λειτουργούν παράλληλα με τα φυσικά, είναι η ακριβής ένδειξη διαθεσιμότητας των προϊόντων. Όταν το ERP της επιχείρησης είναι αποκομμένο από το e-shop, τότε οι πωλήσεις που λαμβάνουν χώρα εντός του φυσικού καταστήματος, οι αγορές, καθώς και οποιαδήποτε άλλη κίνηση αφορά στη μεταβολή του stock (επιστροφές, κλπ), δεν αντανακλώνται άμεσα - σε πραγματικό χρόνο - στην ένδειξη διαθεσιμότητας.
Το γεγονός αυτό προκαλεί σύγχυση στους καταναλωτές και ενίοτε οδηγεί σε προστριβές και θέτει υπό αμφισβήτηση την αξιοπιστία της επιχείρησης. Αν ένα προϊόν εμφανίζεται ως μη διαθέσιμο - ενώ είναι - τότε η ζημιά περιορίζεται στην απώλεια της πώλησης. Αντιθέτως, αν το προϊόν εμφανίζεται ως διαθέσιμο - ενώ δεν είναι - τότε οι συνέπειες μπορούν να είναι σοβαρότερες, κάτι που γνωρίζουν πολύ καλά όσοι έχουν βρεθεί σε αυτήν τη θέση.
Στο Bim, οποιαδήποτε κίνηση επηρεάζει το υπόλοιπο (stock) ενός κωδικού, μεταβάλλει σε πραγματικό χρόνο την ένδειξη διαθεσιμότητας. Μπορείτε, φυσικά, να κάνετε χρήση και στατικών ενδείξεων, όπως "εξαντλημένο", κλπ.
Ευέλικτη Τιμολόγηση
Εξίσου σημαντική, αν όχι σημαντικότερη από την ένδειξη διαθεσιμότητας, είναι η δυνατότητα του να τιμολογείτε τα προϊόντα σας κατά το δοκούν, απαλλαγμένοι από το άγχος της ταυτόχρονης ενημέρωσης των εφαρμογών σας. Σε ένα ενοποιημένο περιβάλλον, η τιμή μπορεί να αλλάξει από οποιοδήποτε υποσύστημα (ERP, Web Store, κλπ), και να ενημερώσει τα υπόλοιπα σε πραγματικό χρόνο.
Με αυτόν τον τρόπο, είστε σε θέση να συνδέετε την τιμή πώλησης με την τιμή αγοράς (δυναμική τιμολόγηση), να κάνετε άμεση χρήση τυχόν εκπτώσεων ή προωθητικών ενεργειών, και να υποστηρίξετε με συνέπεια περισσότερα του ενός κανάλια πωλήσεων.
Μείωση Γραφειοκρατίας
Το Bim μειώνει σημαντικά το χρόνο που απαιτείται για τη διεκπεραίωση των διαδικασιών που απαιτεί η καθημερινή δραστηριότητα μιας εμπορικής επιχείρησης. Ο μειωμένος χρόνος συνεπάγεται ταχύτερη επεξεργασία παραγγελιών, με αποτέλεσμα τη μεγιστοποίηση του εν δυνάμει όγκου πωλήσεων ή/και την ελαχιστοποίηση λαθών και παραλείψεων (συχνό φαινόμενο λόγω "πίεσης" και φόρτου εργασίας).
Η μείωση της γραφειοκρατίας (και συνεπώς του χρόνου) επιτυγχάνεται ως εξής:
- Εξαλείφονται λειτουργίες που (σε ένα ενοποιημένο σύστημα) δεν έχουν νόημα. Για παράδειγμα, η ενημέρωση αποθέματος και τιμών μέσω γέφυρας.
- Αυτοματοποιούνται χρονοβόρες (και υποκείμενες σε λάθη) διαδικασίες αντιγραφής στοιχείων. Για παράδειγμα μια παραγγελία που πρέπει να τιμολογηθεί.
Οταν οι παραγγελίες εκτελούνται στον ταχύτερο δυνατό χρόνο, και η ενημέρωση του πελάτη είναι άμεση και ακριβής, τότε μειώνεται και ο χρόνος που δαπανάται στην τηλεφωνική υποστήριξη, αναπόσπαστο λειτουργικό κομμάτι του σύγχρονου "επιχειρείν".
Συνοχή Δεδομένων
Η ενοποίηση προϋποθέτει κοινή βάση δεδομένων. Αυτό σημαίνει πως έχετε μία "Αποθήκη", ένα "Πελατολόγιο", ένα "Ημερολόγιο Πωλήσεων", κοκ. Τα στοιχεία που ανά πάσα στιγμή βλέπετε και επεξεργάζεστε, ανεξάρτητα από το εάν είναι στατικά (εγγραφές της βάσης) ή δυναμικά (reports), γνωρίζετε πως είναι ολοκληρωμένα και αφορούν το σύνολο των δραστηριοτήτων σας. Δεν χρειάζεται να συνδυάζετε - κάθε φορά - τις κινήσεις του ERP με αυτές του e-shop ή άλλης B2B λύσης.
Η ενοποίηση σας απαλλάσσει από διπλές καταχωρήσεις και τα σφάλματα που αυτές συνεπάγονται. Σας δίνει, δε, τη δυνατότητα ενός αυτοτελούς backup: Το να λαμβάνετε και να συντηρείτε αντίγραφα ασφαλείας από 1 εφαρμογή, είναι ευκολότερο και ασφαλέστερο από το να λαμβάνετε, συντηρείτε και - κυρίως - να συγχρονίζετε αντίγραφα ασφαλείας από 2 ή και περισσότερες.
Οικονομίες Κλίμακας
Σύμφωνα με την οικονομική θεωρία, αλλά και τη διεθνή πρακτική, υπάρχει μια άρρηκτη σχέση μεταξύ κόστους και ύψους παραγωγής, γνωστή ως οικονομίες κλίμακας. Συγκεκριμένα, όσο η επιχείρηση "μεγαλώνει", τόσο το κόστος του παραγόμενου προϊόντος μειώνεται. Στην περίπτωση των εμπορικών επιχειρήσεων, το παραγόμενο προϊόν είναι οι πωλήσεις.
Περισσότερες πωλήσεις συνεπάγονται καλύτερες τιμές από τους προμηθευτές σας και μειωμένα μεταφορικά, λόγω αυξημένης διαπραγματευτικής δύναμης. Με φθηνότερο κοστολόγιο, μπορείτε να είστε πιο ανταγωνιστικοί ή/και να κερδίζετε περισσότερα.
Κομβικό σημείο για την επίτευξη οικονομιών κλίμακας, είναι η βελτιστοποίηση και ο αυτοματισμός της παραγωγικής διαδικασίας - στην περίπτωσή μας - ο χρόνος λήψης, επεξεργασίας και εκτέλεσης των παραγγελιών σας. Οσο μικρότερος, τόσο το καλύτερο. Με βάση και τα όσα προηγήθηκαν, η ενοποίηση συμβάλλει αποτελεσματικά στην επίτευξη αυτού του στόχου.
Προσαρμογή & Εξέλιξη
Σαν ζωντανός οργανισμός, η επιχείρηση έχει την ανάγκη να προσαρμόζεται στις αλλαγές της αγοράς, και ταυτόχρονα να εξελίσσεται. Να βελτιώνει υπάρχουσες διαδικασίες και να υλοποιεί καινούριες.
Μια ενοποιημένη πλατφόρμα (με δυνατότητες εξατομίκευσης), όπως το Bim, είναι εκ φύσεως πιο ευέλικτη από ένα σύνολο εφαρμογών, ειδικά στην περίπτωση διαφορετικών κατασκευαστών. Συνεπώς, έχει περισσότερες πιθανότητες να αναβαθμιστεί και να εξελιχτεί μαζί σας.
Ας δούμε, ως ένα απλό παράδειγμα, την αλλαγή του συντελεστή Φ.Π.Α., σε μη ενοποιημένη μηχανογράφηση. Το ERP θα μπορέσει να ανταποκριθεί μάλλον εύκολα, καθώς οι εφαρμογές αυτές διατηρούν τις τιμές καθαρές. Το e-shop, όμως, θα σας φέρει σε μάλλον δύσκολη θέση, ανάλογα με την πλατφόρμα και τον αριθμό των προϊόντων σας.
Το Bim χρειάζεται ακριβώς 5 κλικς + την εισαγωγή του νέου συντελεστή (συνολικά 5 δευτερόλεπτα), για να ενημερώσει τις τιμές σε απεριόριστο αριθμό προϊόντων, ταυτόχρονα και άμεσα σε όλες του τις εφαρμογές!