Τα πρώτα σας βήματα στο ERP

Μετά από την αναγνωριστική περιήγηση στο περιβάλλον της εφαρμογής, έρχεται αναπόφευκτα η στιγμή που θα πρέπει να την τροφοδοτήσετε με δεδομένα ώστε να αρχίσει σταδιακά η λειτουργία της κάτω από ρεαλιστικές συνθήκες.

Τα πρώτα και απαραίτητα δεδομένα με τα οποία θα πρέπει να ασχοληθείτε είναι η εισαγωγή κωδικών Προϊόντων (ή/και Υπηρεσιών), Πελατών και πιθανώς Προμηθευτών. Η σειρά εισαγωγής δεν έχει σημασία. Θα χρειαστείτε, όμως, τουλάχιστον έναν Πελάτη ή Προμηθευτή και ένα Προϊόν / Υπηρεσία, για να είστε σε θέση να "κόψετε" τιμολόγιο.

Η εισαγωγή αυτών των στοιχείων μπορεί να γίνει με 2 τρόπους: αυτόματα ή χειροκίνητα. Αυτό θα εξαρτηθεί από το εάν έχετε ήδη Πελατολόγιο / Αποθήκη (σε ψηφιακή μορφή) ή όχι. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε κάποια εφαρμογή μηχανογράφησης ή/και e-shop, και επιθυμείτε τη μετάβασή σας στην πλατφόρμα μας, είναι λογικό να επιθυμείτε τη μεταφορά των δεδομένων σας από το ένα σύστημα στο άλλο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να κάνετε χρήση της υπηρεσίας "Data Migration". Θα μεταφέρουμε όσα αρχεία είναι απαραίτητα για την απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησής σας, με το μικρότερο δυνατό downtime.

Για να εισάγετε χειροκίνητα Πελάτη, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Πελάτες". Αν εμφανιστεί πίνακας (αυτό θα σημαίνει πως έχετε ήδη εισάγει, τουλάχιστον έναν), τότε επιλέξετε "Εισαγωγή" από το μενού γραμμής. Αν εμφανιστεί φόρμα (αυτό θα σημαίνει πως είναι ο πρώτος πελάτης που εισάγετε), τότε απλά συμπληρώστε όσα από τα πεδία της φόρμας θεωρείτε απαραίτητο.

Η εισαγωγή Προϊόντος γίνεται με παρόμοιο τρόπο, με τη διαφορά του ότι κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Αποθήκη".

Φόρμα Τιμολογίου

Στο μενού "Ρυθμίσεις", θα βρείτε την επιλογή "Φόρμα Τιμολογίου", η οποία εμφανίζει ένα υπομενού σχετικό με τη διαμόρφωση των τιμολογίων σας. Συγκεκριμένα:

  • Λογότυπο
    Μέσω αυτής της επιλογής, ανεβάζετε το λογότυπο της επιχείρησης, το οποίο εμφανίζεται τόσο στο άνω αριστερό άκρο των τιμολογίων σας, όσο και στη επιφάνεια εργασίας (αντικαθιστώντας το λογότυπο του Bim).
    Όπως βλέπετε και στην οθόνη σας, υπάρχουν κάποιοι περιορισμοί ως προς το format του αρχείου, το μέγεθος και την ανάλυσή του. Συγκεκριμένα, θα πρέπει να είναι σε μορφή *.svg ή *.png και να μην ξεπερνά σε μέγεθος τα 250KB ή ανάλυση τα 900x900 pixels. Με βάση την προκαθορισμένη (default) φόρμα τιμολογίου, ο ιδανικός λόγος φάρδους / ύψους (aspect ratio) του λογοτύπου σας θα πρέπει να είναι 2.72:1 (πχ: 900x330). Αν το λογότυπο σας έχει διαφορετικό aspect ratio, αυτό θα κεντραριστεί (οριζοντίως ή καθέτως, ανάλογα την περίπτωση) στο χώρο που του αναλογεί.
  • Στοιχεία Επιχείρησης
    Δεξιά του λογοτύπου, υπάρχει χώρος για 6 γραμμές κειμένου (με δυνατότητα μορφοποίησης), οι οποίες προορίζονται για τη "σφραγίδα" της επιχείρησης.
    Σε περίπτωση που εξάγετε, μπορείτε να συμπληρώσετε και την αγγλική τους εκδοχή, καθώς το Bim μπορεί να τυπώσει τιμολόγιο στα Αγγλικά.
  • Οροι & Λογαριασμοί
    Πρόκειται για πληροφορίες που τυπώνονται κάτω αριστερά, και αφορούν στους όρους έκδοσης και αποπληρωμής των τιμολογίων σας, καθώς και λογαριασμούς κατάθεσης ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία κρίνετε σκόπιμο να εμφανίζεται σε αυτό το σημείο.
  • Προεπισκόπηση
    Η εργασία αυτή εμφανίζει ένα κενό τιμολόγιο στην οθόνη σας - το οποίο μπορείτε και να εκτυπώσετε - με σκοπό την επιθεώρηση και πιθανή διόρθωση των αλλαγών σας.

Πέραν των άνω αλλαγών, που ουσιαστικά αφορούν στα μεταβλητά στοιχεία της φόρμας, μπορείτε να επέμβετε και στη διάταξη, μέσω της ομώνυμης επιλογής στη φόρμα "Γενικές Ρυθμίσεις". Σας δίνετε, για παράδειγμα, η δυνατότητα να μην εμφανίζονται το λογότυπο και τα στοιχεία σας, σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε προ-τυπωμένο επιστολόχαρτο.

Αξίζει, τέλος, να αναφερθεί πως η περαιτέρω διαμόρφωση του τιμολογίου, έως και την πλήρη του αλλαγή (πχ: από όρθιο σε πλάγιο), είναι δυνατή αλλά όχι από εσάς. Θα πρέπει να μας υποβάλετε σχετικό αίτημα, ώστε να σας ενημερώσουμε για τον απαιτούμενο χρόνο και το πιθανό κόστος της τροποποίησης.

invisible cron image